Integrar el BI con Report Builder y Sharepoint

03/03/2014

Una de las herramientas más potentes que tenemos para generar informes es Report Server que viene incluido con SQL Server 2012 y que nos proporciona hasta 3 distintas herramientas para generar informes:

SQL Server Data Tools: Es la herramienta más potente basada en Visual Studio para generar informes, pero también la más técnica. Suele ser usada por personal de IT y requiere de conocimientos avanzados.

SQL Server Data Tools

SQL Server Data Tools

PowerView: Es lo contrario a la anterior. Es una herramienta ideal para analistas, comerciales, gente de negocio que necesita generar informes potentes, muy visuales y sencillos de realizar. El usuario no necesita saber ni de tablas, ni modelo de datos, etc…, solo de añadir datos, tipos de gráficos, etc…

Informe en PowerView

Informe en PowerView

Report Builder: Es una herramienta intermedia. La pueden usar tanto personal de IT que necesita generar un informe para la empresa, como un analista o comercial avanzado, que conoce el modelo de datos de la base de datos y puede obtener información fácilmente.

Una de las grandes ventajas de utilizar Report Builder es que podemos integrarlo con Sharepoint y de esta forma favorecer el uso de herramientas de Inteligencia de Negocio (BI). Normalmente el usuario de negocio, no sabe del funcionamiento de las tablas internas de las aplicaciones, pero si es posible que le podamos mostrar un modelo simple de datos que pueda usar. En dicho modelo típicamente le añadimos las tablas principales que necesita de la base de datos para que lo pueda usar. Para hacer dicho modelo, podemos crear un modelo de datos (dataset) en el SQL Server Data Tools y publicarlo directamente en la librería de SharePoint

Modelo de datos preparado para publicar en SharePoint

Modelo de datos preparado para publicar en SharePoint

Una vez publicado en SharePoint, vemos que aparecen 3 objetos distintos en la librería: el origen de datos, el modelo de datos y el propio informe.

Objetos publicados en la librería de informes de Sharepoint

Objetos publicados en la librería de informes de Sharepoint

Desde la librería de SharePoint, el usuario de negocio, puede crear un nuevo informe con Report Builder

Crear informes desde SharePoint

Crear informes desde SharePoint

El usuario puede crear un informe en blanco, ejecutar el asistente para añadir gráficos, el asistente para crear tablas o matrices de datos o crear un modelo de datos nuevo.

Opciones en Report Builder

Opciones en Report Builder

Si el usuario ejecuta el asistente de gráficos, lo primero que Report Builder le va a pedir es el modelo de datos. El usuario puede crear uno nuevo, o puede seleccionar un modelo de datos previamente creado. Así simplificamos mucho la complejidad de la base de datos y los usuarios pueden “entender” parte del modelo de datos.

Selección del modelo de datos en Report Builder

Selección del modelo de datos en Report Builder

Una vez seleccionado el modelo el usuario ya puede crear fácilmente informes añadiendo tablas o gráficos. A todos los objetos que creé, se les puede añadir propiedades.

Gráfico de Ventas en Report Builder

Gráfico de Ventas en Report Builder

Una de las causas del porqué añadir nombres a los objetos en Report Builder es para poder generar Reports Parts. Un Report Part es un objeto de un informe de Report Builder, que puede ser guardado como un objeto independiente y ser incluido en otros informes. De esta forma podemos crear gráficos, tablas complejas, listados personalizados, que pueden ser guardados como objetos independientes y así reutilizados en otros informes.

Para guardar un informe como Report Parts, debemos seleccionar la opción de publicar como Report Parts nuestro informe con el botón de inicio.

Publicar informe como Report Part

Publicar informe como Report Part

Aparece un asistente para que indiquemos qué objetos del informe queremos guardar como un objeto independiente.

Selección de los objetos a guardar como Report Part

Selección de los objetos a guardar como Report Part

Una vez finalizado el asistente, si accedemos a la librería de SharePoint, veremos nuestros objetos independientes.

Report Part publicado

Report Part publicado

y aquí es donde viene la potencia de Report Builder, ya que podemos publicar modelos de datos para evitar la complejidad de la base de datos y podemos publicar Reports Parts con objetos complejos que puedan ser añadidos por un comercial, un analista, un jefe de productos…. Para ello si crean un nuevo informe con el Report Builder, en la barra de menús, hay una opción para añadir un Report Part

Añadir Report Part a un informe de Report Builder

Añadir Report Part a un informe de Report Builder

Aparecerá un asistente para la búsqueda de Reports Parts. Si buscamos el gráfico de ventas que creamos antes, vemos que aparece el gráfico y nos deja añadirlo al nuevo informe.

Búsqueda de un Report Part

Búsqueda de un Report Part

El nuevo informe lo podemos guarda y publicar en SharePoint

Nuevo informe de ventas con el report part guardado en SharePoint

Nuevo informe de ventas con el report part guardado en SharePoint

y si lo ejecutamos vemos que aparece el Report Part en su interior

Informe con el Report Part

Informe con el Report Part

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