Controlar los workflows de Sharepoint usando KPIs

10/07/2013

Los workflows son una herramienta potentísima de Sharepoint que permiten automatizar gran parte de tareas de documentación. Normalmente tenemos 5 workflows prediseñados en Sharepoint y si queremos diseñar un workflow a medida utilizamos Sharepoint Designer con el que podemos añadir variables, bucles, condiciones, acciones, etc…

5 workflows prediseñados en Sharepoint

5 workflows prediseñados en Sharepoint

Los workflows normalmente los asociamos a una lista o biblioteca. Si es de documentos, normalmente lo asociamos cuando subimos un documento a Sharepoint y es entonces cuando se activa. Sharepoint añade automáticamente una columna donde podemos ver el estado de ese worflow: En progreso o Aprobado.

Imaginemos que utilizamos esta gran herramienta a nivel corporativo y generamos muchos workflows en muchas librerías. Para controlar el estado de nuestros workflows, tendremos que ir entrando en las librerías e ir filtrando por dicha columna, además de acordarnos en qué librería está dicho workflow. Una manera más sencilla de controlar todo esto es usando KPIs.

Los KPIs me permite mostrar un icono visualmente que representa una información. De esta forma visualmente es más fácil localizar dicha información. Podemos por ejemplo, tener un kpi definido en la página de inicio de nuestro Site, que nos diga el nº de workflows en progreso que tenemos activos, o en progreso. De esta forma, de un vistazo podemos ver el nº de workflows que hay que aprobar y atender. Es por ello que a esta tecnología se le llama Inteligencia de Negocio (Business Intelligence).

Representación visual de un KPI

Representación visual de un KPI

El problema a la hora de utilizar el KPI con el estado de workflow es que hay que hacer una comparación entre el estado actual del workflow y un texto. Puesto que el texto es una fórmula calculada, no hay manera de utilizar una comparación de strings. Una solución a este problema, es añadir una vista basada en el estado de la columna de estado del workflow. Para ello podemos utilizar esta tabla numérica que relaciona el estado del workflow con una numeración interna que maneja Sharepoint.

En progreso – 2
Completo – 5
Cancelado – 15
Aprobado – 16
Rechazado – 17

De esta forma sencilla, podemos comparar el KPI con la nueva vista y mostrarlo en el inicio del Site.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: