Cómo filtrar listas de sharepoint por el usuario activo

02/01/2012

Por defecto, los usuarios que compartimos documentos en Sharepoint, tenemos los mismos permisos, osea de Colaboración. Eso significa que si yo subo un documento en Sharepoint y otro usuario tiene el mismo tipo de permiso de Colaboración, puede editar dicho documento e incluso borrarlo y aunque esa es la filosofía de Sharepoint “compartir todos con todos” precisamente para fomentar la colaboración, puede que no sea en algún entorno o escenario lo ideal.

Sobre estas premisas, seguro que alguna vez nos hemos planteado en una lista de Sharepoint, que los usuarios vean y editen sólo lo que ellos hayan colgado. Osea un usuario sólo ve y edita sus propios documentos y no los de otro usuario con los mismos permisos de colaboración. ¿Cómo podemos hacer esto? Tenemos distintas alternativas:

1. Un usuario con permisos de administración, podría editar documento a documento y cambiar los permisos de los documentos para que sólo fuesen accesibles a cada usuario, pero claro, eso implica documento a documento y es costoso.

2. Una forma muy sencilla es utilizar un webpart denominado “Filtro de usuario actual” (Current User Filter). Si aplicamos este webpart a una lista de documentos, el usuario actual, osea el loggeado, sólo verá sus propios documentos. Se necesita una columna que tenga el usuario que ha creado el documento y sobre esa filtra este webpart.

Current User Filter

Current User Filter

3. Otra forma alternativa es crear un workflow y que se active cuando un usuario sube un documento a una lista de sharepoint. Cuando sube un documento se activa el workflow que cambia los permisos para que sólo el usuario actual pueda editar dicho documento.

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